التحول الرقمي في المنشآت الصغيرة والمتوسطة: العمليات قبل الأدوات

اختيار الأداة سهل، وتغيير العملية صعب

حين يُتخذ قرار التحول الرقمي في منشأة صغيرة أو متوسطة، يكون السؤال الأول عادةً: أي برمجية ستُستخدم؟ وهو سؤال مفهوم؛ فالبرمجية حل ملموس وظاهر ويمكن اقتناؤه. غير أن البرمجية لا تحل تلقائيًا المشكلات المتعلقة بطريقة إدارة المنشأة لأعمالها. ففي منشأة يسجّل فيها ثلاثة أشخاص مختلفين معلومات الطلب في ثلاثة مواضع مختلفة، قد لا تعدو البرمجية الجديدة أن تكون السجل الرابع لهذه المعلومات.

إن نقل عملية مشتتة إلى البيئة الرقمية لا يزيل التشتت، بل يسرّعه ويخفيه عن الأنظار. لذلك فإن الخطوة الأولى في التحول الرقمي ليست اختيار الأداة، بل فهم الكيفية التي تسير بها الأعمال اليوم.

ماذا يعني البدء بالعمليات؟

البدء بالعمليات يعني إظهار تدفقات العمل الأساسية في المنشأة خطوة بخطوة؛ فيُبيَّن، من إعداد العرض حتى اكتمال التحصيل، أي معلومة تنتقل من شخص إلى آخر، وبأي أداة، وفي كم من الوقت. وعادةً ما تكشف هذه المراجعة ثلاثة أنواع من المشكلات:

• الأعمال المتكررة: الخطوات التي تُدخَل فيها المعلومة نفسها أكثر من مرة أو تُنقل يدويًا
• نقاط الانتظار: الخطوات التي يتوقف فيها العمل انتظارًا لموافقة شخص ما أو لمعلومة لديه
• انقطاعات المعلومات: الخطوات التي لا تصل فيها وحدة ما إلى المعلومات التي تحتاج إليها في حينها وبصورة صحيحة

ومن المهم بوجه خاص أثناء المراجعة الاستماع إلى العاملين الذين يؤدون العمل فعليًا. فكثيرًا ما توجد فروق بين العملية كما يصفها المدير والعملية كما تُطبَّق في الواقع؛ ولا تظهر الخطوات الوسيطة غير الموثقة والحلول الشخصية إلا بالحديث مع من يؤدي العمل.

ويمكن حل جزء من هذه المشكلات دون أي برمجية، بمجرد إعادة تنظيم تدفق العمل. أما الباقي فتتضح فيه الوظيفة المطلوبة، ويجري اختيار الأداة بناءً على هذه الوظائف.

الأولوية: من أين نبدأ؟

إن محاولة تحويل جميع العمليات في آن واحد تستنزف سريعًا الوقت والموارد البشرية المحدودة للمنشآت الصغيرة والمتوسطة. والنهج الأسلم هو البدء بالعملية التي تحمّل المنشأة أكبر تكلفة من الوقت والأخطاء. وعند تحديد الأولوية ينبغي تقييم ثلاثة معايير معًا: المنفعة المتحققة، والتكلفة اللازمة، وسهولة التنفيذ.

ويوفّر تطبيق تجريبي محدود في العملية المختارة للمنشأة مكسبًا ظاهرًا وتجربة موثوقة للخطوات اللاحقة في آن واحد. وينبغي أن يبقى نطاق التجربة ضيقًا، وأن يُحدَّد مسؤولها، وأن يُقاس الوضع عند البداية. وتُعَدّ أتمتة عمل متكرر، أو نقل البيانات بين الأدوات، أو إعداد تقرير منتظم، من أنواع الحلول الملائمة للتطبيق التجريبي.

وعند اختيار عملية التطبيق التجريبي، ينبغي تفضيل الأعمال المتكررة التي تظهر نتائجها في وقت قصير. فالأعمال التي تتكرر يوميًا أو أسبوعيًا، مثل إعداد العروض وتسجيل الطلبات ومتابعة المخزون، تُظهر أثر التحسين بسرعة. أما الأعمال التي تُنجز بضع مرات في السنة فيستغرق قياس منفعتها وقتًا طويلًا، ولذلك لا تناسب التطبيق التجريبي الأول.

البيانات والمهارات: ركيزتا التحول

بعد تنظيم العملية، يكون العنصران اللذان يحددان استدامة التحول هما البيانات والمهارات. فعلى صعيد البيانات، يُستهدف حفظ معلومات العملاء والمخزون والطلبات في مصدر واحد موثوق. وكثيرًا ما يتطلب تنقيح السجلات الحالية وتوحيد صيغتها، قبل الانتقال إلى أداة جديدة، جهدًا يفوق جهد تثبيت البرمجية نفسها؛ وينبغي أخذ هذا الجهد في الحسبان منذ البداية.

أما على صعيد المهارات، فينبغي أن يتمكن العاملون من استخدام الأدوات الجديدة بوصفها جزءًا طبيعيًا من أعمالهم اليومية. ومن أبرز العوامل التي تحدد استمرار الاستخدام: إشراك العاملين في اختيار الأداة، والتدريبات القصيرة المرتبطة بطبيعة العمل، والدعم الميسّر في الأسابيع الأولى. فالأداة التي لا تُستخدم لا تجلب للمنشأة سوى التكلفة والارتباك.

كما ينبغي عند اختيار الأداة مراعاة نمو المنشأة. فإمكانية تصدير البيانات من الأداة المختارة، وقدرتها على الارتباط بأدوات أخرى، وكيفية تغيّر تكلفتها مع زيادة عدد المستخدمين، قد تكون أكثر حسمًا من سعرها على المدى القصير.

قياس النتيجة

لا تُقاس منفعة التحول الرقمي بتثبيت الأداة الجديدة، بل بمدى تغيّر الأعمال. لذلك ينبغي في بداية كل تطبيق تحديد المؤشرات التي ستُتابَع وقيمها عند البداية. ومن المؤشرات البسيطة التي يمكن استخدامها على مستوى المنشآت الصغيرة والمتوسطة ما يأتي:

• مدة إنجاز المعاملة
• حجم الأعمال المتكررة أو اليدوية
• وتيرة الأخطاء والتصحيحات
• مدى انتظام العاملين في استخدام الحل الجديد

ولا يلزم أن يكون القياس معقدًا؛ فسجل بسيط يُحفظ على مدى بضعة أسابيع يكفي في الغالب لبيان الوضع عند البداية. ويُقارَن القياس بعد التطبيق بقيم البداية. وتسترشد المنشأة بالمنفعة المتحققة في اختيار العملية التالية وتحديث خطة التحول. كما أن تعيين مسؤول عن العملية داخل المنشأة بعد التطبيق يحول دون تآكل المكاسب مع مرور الوقت.

نهج TÜBİAD

تتناول مديرية التحول الرقمي والذكاء الاصطناعي هذا النهج في برنامج التحول الرقمي والإنتاجية من خلال ثلاث حزم عمل: تقييم الوضع الراهن والأولويات، والتطبيق التجريبي المحدود، والأثر والتعميم. أما المنشآت التي تحتاج إلى برمجيات مجانية ودعم في الاستخدام لتنظيم أعمالها اليومية، فتُربط ببرنامج البرمجيات المجانية والخدمات الرقمية للمنشآت الصغيرة والمتوسطة. وفي كلا البرنامجين تُختار الأداة بعد اتضاح احتياجات المنشأة من العمليات والبيانات، وتُحدَّد مسؤولية الصيانة والخطوات التالية بالتعاون مع المنشأة بعد التطبيق التجريبي.