KOBİ'lerde dijital dönüşüm: araçtan önce süreç

Aracı seçmek kolay, süreci değiştirmek zor

Bir KOBİ'de dijital dönüşüm kararı alındığında ilk soru genellikle hangi yazılımın kullanılacağıdır. Bu soru anlaşılırdır; yazılım somut, görünür ve edinilebilir bir çözümdür. Ancak yazılım, işletmenin işleri nasıl yürüttüğüne ilişkin sorunları kendiliğinden çözmez. Sipariş bilgisinin üç farklı kişi tarafından üç farklı yere kaydedildiği bir işletmede yeni bir yazılım, bu bilginin dördüncü kaydı olmaktan öteye geçemeyebilir.

Dağınık bir süreci dijital ortama taşımak dağınıklığı ortadan kaldırmaz; yalnızca hızlandırır ve görünmez kılar. Bu nedenle dijital dönüşümün ilk adımı araç seçimi değil, işlerin bugün nasıl yürüdüğünün anlaşılmasıdır.

Süreçle başlamak ne anlama gelir?

Süreçle başlamak, işletmenin temel iş akışlarının adım adım görünür hale getirilmesi demektir. Bir teklifin hazırlanmasından tahsilatın tamamlanmasına kadar hangi bilginin kimden kime, hangi araçla ve ne kadar sürede aktarıldığı ortaya konur. Bu inceleme genellikle üç tür sorunu görünür kılar:

• Tekrarlanan işler: Aynı bilginin birden fazla kez girildiği veya elle aktarıldığı adımlar
• Bekleme noktaları: İşin bir kişinin onayını veya bilgisini beklediği için durduğu adımlar
• Bilgi kopuklukları: Bir birimin ihtiyaç duyduğu bilgiye zamanında ve doğru biçimde ulaşamadığı adımlar

İnceleme sırasında işi fiilen yapan çalışanların dinlenmesi özellikle önemlidir. Yöneticinin tarif ettiği süreç ile gerçekte uygulanan süreç arasında çoğu zaman farklar bulunur; kayıt dışı yürütülen ara adımlar ve kişisel çözümler, ancak işi yapan kişiyle konuşulduğunda ortaya çıkar.

Bu sorunların bir kısmı hiçbir yazılım gerektirmeden, yalnızca iş akışının yeniden düzenlenmesiyle çözülebilir. Geri kalanı için ise hangi işlevin gerektiği artık açıktır ve araç seçimi bu işlevlere göre yapılır.

Öncelik: nereden başlamalı?

Bütün süreçleri aynı anda dönüştürmeye çalışmak, KOBİ'lerin sınırlı zaman ve insan kaynağını hızla tüketir. Daha sağlıklı yaklaşım, işletmeye en çok zaman ve hata maliyeti yükleyen bir süreçle başlamaktır. Öncelik belirlenirken üç ölçüt birlikte değerlendirilmelidir: sağlanacak fayda, gerekecek maliyet ve uygulama kolaylığı.

Seçilen süreçte yürütülecek sınırlı bir pilot uygulama, işletmeye hem görünür bir kazanım hem de sonraki adımlar için güvenilir bir deneyim sağlar. Pilotun kapsamı dar tutulmalı, sorumlusu belirlenmeli ve başlangıç durumu ölçülmelidir. Tekrarlanan bir işin otomasyonu, araçlar arasında veri aktarımı veya düzenli bir raporun kurulması, pilot için uygun çözüm türleridir.

Pilot süreç seçilirken sık yapılan ve sonucu kısa sürede görülebilen işler tercih edilmelidir. Teklif hazırlama, sipariş kaydı veya stok takibi gibi her gün ya da her hafta tekrarlanan işler, iyileştirmenin etkisini hızla görünür kılar. Yılda birkaç kez yapılan işlerde ise faydanın ölçülmesi uzun zaman alır; bu işler ilk pilot için uygun değildir.

Veri ve beceri: dönüşümün iki taşıyıcısı

Süreç düzenlendikten sonra dönüşümün kalıcılığını belirleyen iki unsur veri ve beceridir. Veri tarafında müşteri, stok ve sipariş bilgilerinin tek bir güvenilir kaynakta tutulması hedeflenir. Yeni bir araca geçmeden önce mevcut kayıtların temizlenmesi ve tek biçime getirilmesi çoğu zaman yazılımın kurulumundan daha fazla emek gerektirir; bu emek baştan hesaba katılmalıdır.

Beceri tarafında ise çalışanların yeni araçları günlük işlerinin doğal bir parçası olarak kullanabilmesi gerekir. Araç seçimine çalışanların katılması, kısa ve işe özgü eğitimler ile ilk haftalarda kolay ulaşılabilen destek, kullanımın sürmesini belirleyen başlıca etkenlerdir. Kullanılmayan bir araç, işletmeye yalnızca maliyet ve kafa karışıklığı getirir.

Araç seçiminde işletmenin büyümesi de hesaba katılmalıdır. Seçilen aracın verilerin dışa aktarılmasına izin vermesi, başka araçlarla bağlantı kurabilmesi ve kullanıcı sayısı arttığında maliyetinin nasıl değişeceği, kısa vadeli fiyattan daha belirleyici olabilir.

Sonucu ölçmek

Dijital dönüşümün faydası yeni aracın kurulmasıyla değil, işlerin nasıl değiştiğiyle ölçülür. Bu nedenle her uygulamanın başında izlenecek göstergeler ve başlangıç değerleri belirlenmelidir. KOBİ ölçeğinde kullanılabilecek sade göstergeler şunlardır:

• Bir işlemin tamamlanma süresi
• Tekrarlanan veya elle yapılan işlerin miktarı
• Hata ve düzeltme sıklığı
• Çalışanların yeni çözümü düzenli kullanma durumu

Ölçümün karmaşık olması gerekmez; birkaç hafta boyunca tutulan basit bir kayıt, başlangıç durumunu ortaya koymak için çoğu zaman yeterlidir. Uygulama sonrası ölçüm başlangıç değerleriyle karşılaştırılır. Elde edilen fayda, bir sonraki sürecin seçiminde ve dönüşüm planının güncellenmesinde yol gösterir. Uygulamanın ardından işletme içinde bir süreç sorumlusunun belirlenmesi, kazanımların zamanla aşınmasını önler.

TÜBİAD'ın yaklaşımı

Dijital Dönüşüm ve Yapay Zekâ Başkanlığı, Dijital Dönüşüm ve Verimlilik Programında bu yaklaşımı üç iş paketiyle ele alır: mevcut durum ve öncelik değerlendirmesi, sınırlı pilot uygulama ile etki ve yaygınlaştırma. Günlük işlerini düzenlemek için ücretsiz yazılım ve kullanım desteğine ihtiyaç duyan işletmeler ise KOBİ'ler için Ücretsiz Yazılım ve Dijital Hizmetler Programıyla ilişkilendirilir. Her iki programda da araç, işletmenin süreç ve veri ihtiyacı netleştikten sonra seçilir; pilot uygulamanın ardından bakım sorumluluğu ve sonraki adımlar işletmeyle birlikte belirlenir.